П'ять міфів про електронну пошту. Блог британського психолога

Новое Время 2
П'ять міфів про електронну пошту. Блог британського психолога

Виявляється, функції «копія» і «відповісти всім» дратують не всіх.

Єдиного, загальноприйнятого стандарту використання електронної пошти немає, проте вона вже давно стала невід'ємною частиною нашої роботи. Як за допомогою пошти домогтися більшої продуктивності в роботі, не допускаючи при цьому перенапруги і вигорання?

Існує чимало книг із саморозвитку і тайм-менеджменту, які стверджують, що email-дзен можливий. Але з огляду на те, як багато проведено досліджень на цю тему, завжди існує ризик, що з усього масиву даних різні популісти і консультанти виберуть лише ті, які відповідають їхній точці зору (якщо взагалі подивляться на наукові дослідження). (...)

Наведу п'ять головних міфів про електронну пошту, спростованих наукою:

Міф №1: пошту потрібно перевіряти лише кілька разів на день

Постійно перериватися на перегляд вхідних повідомлень дійсно неефективно. Але це не означає, що слід ігнорувати пошту тривалі проміжки часу. Ми виявили, що люди, які регулярно перевіряють і обробляють свою пошту, відчувають себе менш завантаженими, незважаючи на те, як багато листів отримують.

Залишатися «на поверхні» моря вхідних листів дуже важливо для «приручення» електронної пошти і уникнення стресу «безвиході».

Міф №3: відволікання від пошти в неробочий час знижує стрес

Міф №2: пошта - це марна витрачання робочого часу

Наше дослідження показало, що лише невелика частка відправлених і отриманих робочих листів не дуже важливі. Електронна пошта стала важливим інструментом ефективного виконання робочих завдань. Багато хто визнає, що без цього інструменту вони не змогли б настільки ж ефективно виконувати свою роботу.

Міф №3: відволікання від пошти в неробочий час знижує стрес

Ми дуже ретельно досліджували це питання, оскільки 1 січня у Франції набуває чинності нове законодавство, згідно з яким співробітник має «право відключитися» після відпрацювання певної кількості робочих годин. В ході свого дослідження ми не знайшли підтверджень того, що люди цього дійсно дуже хочуть. Навпаки, багато хто говорив, що їм подобається та «гнучкість», яку дає електронна пошта.

Втім, вважається, що відправляти листи в неробочий час недобре. Є, наприклад, така функція як відстрочка відправки, завдяки якій одні можуть обробляти пошту в «неробочий» час, не заважаючи при цьому тим, хто відпочиває.

Міф №4: потрібно встановлювати точний час для відповіді на лист

Є організації, які встановлюють для своїх співробітників певний час для відповіді на робочі листи - щоб клієнти були задоволені. Можливо, в деяких випадках це дійсно виправдано (клієнторієнтований бізнес, надання послуг), але в цілому може лише додати непотрібний стрес і навантаження на співробітників. Більш того, це сприяє, швидше, реакційному, ніж стратегічному підходу до роботи.

Багато хто не очікує і не вимагає негайної відповіді. Тому вимога швидкої відповіді може бути з самого спочатку непотрібною і непродуктивною. Тим, хто практикує подібний підхід, варто його переглянути.

Міф №5: функції «копія» і «відповідь всім» непотрібні і надокучливі

Функція додавання одержувачів «в копію» добре вивчена. В ході свого дослідження ми виявили, що функції «копія» і «відповідь всім» по-різному впливають на людей. Все залежить від того, в якій атмосфері вони працюють - довірчій чи ні.

Там, де атмосфера негативна, використання функції «копія» асоціюється з бажанням працівника прикрити собі спину, перекласти відповідальність на інших або похвалитися. Там, де атмосфера позитивна, ставлення до цієї функції теж позитивне - це допомагає співробітникам обмінюватися знаннями, відчувати себе причетними до роботи один одного, незалежно від статусу.

У нашому дослідженні також згадувалися такі сучасні інструменти як Slack, Yammer і групова пошта. Вони виявилися особливо корисними для координації digital-активності та комунікацій, особливо коли мова йшла про групові проекти. (...)

Які висновки можна зробити з нашого дослідження? По-перше, очевидно, що наші стратегії еволюціонують паралельно з технологіями, які ми використовуємо. По-друге, не можна забувати, що електронна пошта існує не у вакуумі: її ефективність залежить від людини і від офісної культури. Роботодавцям варто замислитися над тим, як поліпшити робочу комунікацію, запобігаючи при цьому «вигоранню» співробітників.

The Conversation

Переклад The Conversation. Републікація повної версії тексту заборонена

Новое Время запрошує на лекції наших відомих колумністів Діалоги про майбутнє. Детальна програма тут

Приєднуйтесь до нашого телеграм-каналу Мнения Нового Времени

Більше блогів тут